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2021年09月20日

ビジネス基本マナー(電話編)

新入社員さん必見!ビジネスマナー講座☆〜電話での受け答え編〜 | ビートレード・パートナーズ

電話をかける頻度はメールが普及してから減っています。

しかし、大事な連絡や急用には欠かせないものでもありますし、ましてや就職活動している時は電話は非常に大事になってきます。

苦手意識を持たずにまずは

「電話かける時」

「電話をうける時」

「電話のマナー」を理解しましょう。

〇あらかじめ用件を整理し、メモにまとめておく。

〇始業直後や昼休み、終業直前、夜遅い時間は避ける。

(例 8:00-10:00 12:00-13:00 17:00-19:00)

〇周囲が騒がしくないところでかける。

〇携帯電話からかけるときは、電波状況がよい場所からかける。

〇まず自分から名乗り、相手の部署名・名前を伝えてつないでもらう。

〇話が長くなりそうな場合は、相手の都合をうかがう。

〇筆記用具・メモやスケジュール帳等を手元に必ず用意してかける。

〇自分の名前を言われるので、「はい〇〇です。」と答える。

〇挨拶は忘れずに。

(こんにちは、お世話になっております)

〇メモの用意を急いでしましょう。

〇重要事項は復唱すること。

〇電話を切る場合は時間をおいてから自分で丁寧に切る。

会話中のマナー

①明るい声色ではっきりと話す

②聞き取りやすい事を意識し、ハキハキと話す

③正しい敬語を使用する

怖くて電話に出られない!イマドキ新入社員の指導法とは(前編) | 日経の本 日本経済新聞出版

意識するのはこの3つだけ。

特別な準備が必要なわけではないのです。

会ったことない場合、電話では相手が見えません。耳できいた声を想像し、相手が「こんな人なのかな?」と想像します。

会ったことがあった場合、「こんなにハキハキ話せるんだ」と好印象にもつながります。

【です・ます】が使えれば皆さんすぐに好印象になれます。

もしもしは使わない!


正 解:お世話になっております。私、〇〇と申します。▲様はいらっしゃいますでしょうか?

間違い:もしもし。私、○○と申します。▲様はいらっしゃいますでしょうか?


「もしもし」は普段から使っている事が多いですが、ビジネス、マナーとしては失礼にあたります。語源が「申し上げます、申し上げます」と言っていました。その後、「申す、申す」と変化し、現代のように「もしもし」と略されるようになります。

つまりは略語なので、マナーとしては失礼になります。

では、なんといえばよいのか?

【お世話になっております】これが正解となります。

担当者がわからない場合

正 解:お世話になっております。私、〇〇と申します。御社のホームページを拝見し、お電話しました。障害者雇用の採用についてお聞きしたい(お伺いしたい)ことがあるのですが、ご担当者様はいらっしゃいますでしょうか?


誰宛に電話したらよいかわからない場合は就職してからも発生します。

その際に、【何の件で電話しています】としっかり伝え、担当者に伝わる事が必要です。

万が一、担当者が不在や対応中で電話に出れない場合は

①担当者の名前を聞く

②担当者がいる時間を聞く

→改めて掛けなおす場合に困らないようにしていおきましょう。

緊張しても早口厳禁

初めてかける相手等は特に緊張しやすいですね。

しかし、ここで要注意なのは【早口厳禁】

電話がかかってきて、あまりにも早口だと聞き取りがしにくい!

『もう1度よろしいですか?』と1度でも言われたことがある人は早口かもしれません。


(話し始めに一呼吸)

お世話になっております。私、〇〇と申します。(1秒止まる)

御社のホームページを拝見し、お電話しました。(1秒止まる)

障害者雇用の採用についてお伺いしたいことがあるのですが、ご担当者様はいらっしゃいますでしょうか?


このように文節で切れるように【1秒止まる】ことが大切。

話を聞いている人の印象も良くなります。

自分で修正できない人は指摘してもらうと直るのも早くなりますよ。

まずは電話で話す事に慣れましょう。

緊張しやすい人は【苦手意識】を持たずに何度も電話を繰り返ししていく事で慣れていきます。

就職する際、した後も「緊急時」「何かあった場合」「急ぎの連絡」等電話は使う頻度が高いので今の内に少しずつ練習していきましょう。

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