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2021年08月02日

オフィスワーク (事務職)特集〜!

・電話対応
・メール対応
・ビジネスレター対応
・書類作成
・ファイリング

電話やメールの対応が悪いと、会社そのもののイメージが悪くなります。

また、書類に不備があると、会社の信用を損なうことになります。

事務職=裏方と考えがちですが

外部の人とつながる窓口となる事務担当者は

実は「会社の顔」といってもよい、大事な役目を担っているのです。

営業担当者にとっての頼もしい相棒を目指しましょう!

オフィスワークで身に付けておきたいポイントを挙げてみます。

正しい言葉づかい、文章づかいを身につけましょう!

誤字、脱字をしないようにすることは当たり前ですが、

ビジネスでは、日常会話ではあまり使わない用語や言い回しが出てきます。

間違えやすい「尊敬語」と「謙譲語」

日本の場合、相手との関係性で言い回しを変える習慣があります。

・営業側と得意先側

・上司と部下

・社内と社外 

など、言葉の選び方を間違えると印象を悪くしてしまいます。

ビジネス文書と一般文書の違い

ビジネス文書の書き方には、内容に応じた「形式」があります。

知人に宛てた文章とは異なる部分もあり、

相手に「信頼できる印象」を持ってもらえる文書を作ることが求められます。

ミスを少なくするような工夫をしましょう!

どんなに注意していても、人がやることに“絶対”はありません。

(最新システムだってエラーやバグ、出ますから・・)

もちろん、間違えないようにすることは大前提!

その上で「間違えるかも」ということを常に頭に置いておく必要があります。

大事なのは、

・間違いをみつけたときにどうするか。

・同じ間違いをしないためにはどうするかを考えること。

ミスをする毎に自分のknow-howが増え、レベルアップにつながれば、

苦い思いも無駄になりませんね。

書類やデータを整理しましょう!

突然、営業担当や上司から

「3年前のあの案件どんな内容だったっけ?」


と聞かれたら、どう返事をしますか?

あるいは、

得意先から

「去年の夏頃頼んだのと同じ物をお願い」

と謎解きのような依頼を受けたら、どう対応しますか?

即座に「これです!」と回答できたら、「おぬし!できるな」となりますが・・・

記憶力には絶対の自信があるから問題なしという人でない限りは、

そうもいかないのが現実です。

必要な書類やデータを効率よく見つけるためには、

いかに効率の良い保存をしているかがカギ。

年月日別/担当者別/クライアント別/案件名別 など、ファイル名や保存先を、

分かりやすく仕分けしておくことで、後からでも見つけやすくなります。

これらのポイントを意識して、センスのあるオフィスワーカーを目指しましょう!

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